O grau de automação dos procedimentos (e documentos) societários e de governança corporativa na sua empresa está adequado ao risco correspondente?
Estão sendo avaliados os pros e contras com a devida calma, e sendo escolhidos com base em critérios robustos o que pode e deve ser automatizado e tratado de forma padronizada?
Recomenda-se uma grande reflexão sobre o tema, antes da tomada de decisões que envolvam assuntos importantes.
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Há algum tempo temos aprendido a utilizar a tecnologia também para o mundo jurídico corporativo, e em muitos aspectos com bastante sucesso e eficiência.
Assim como há quem tenha pregado o fim do cinema, o fim da fotografia, o fim do papel, o fim dos trens e o fim dos advogados (dentre muitos outros), temos que ouvir um pouco os que recomendam cuidado com essas afirmações.
Muitos executivos parecem acreditar que “tudo” agora será eletrônico, digital, automatizado. E pode haver bastante “confusão” e risco nesse pensamento absoluto.
Se de um lado realmente a tecnologia ajuda muito, e torna vários processos e tarefas mais rápidos, mais baratos e até mais precisos, do outro temos que avaliar com muito cuidado os demais aspectos envolvidos. E são muitos!
No caso da advocacia corporativa por exemplo, temos vivido justamente esse dilema, e a questão central sobre “onde colocar” o limite. E a amplitude do risco que se aceita correr.
Da mesma maneira que empresários, executivos em geral, e advogados corporativos, precisam sempre avaliar se uma tarefa jurídica pode ou deve ser realizada por advogado sênior ou júnior, ou por advogado interno ou externo, temos que avaliar se pode ou não ser automatizada. E os pros e contras, assim como o grau de risco de cada uma.
Nenhuma solução será a melhor para todos os casos! Nenhuma delas é a verdade absoluta, sendo preciso análise efetiva prévia.
Muito mais do que o tipo de tarefa, ou de documento, a efetiva questão está na sua sensibilidade, relevância e impacto. Ou seja, no risco envolvido.
Um dos pontos mais delicados tende a ser, justamente, o impacto de cada documento e o que dele se se espera, para que se consiga avaliar o risco oculto.
Contratos não são apenas contratos, documentos não são apenas documentos, reuniões não são apenas reuniões, e decisões não são apenas decisões, “como se fosse tudo igual”.
“Cada um” desses pontos precisa ser avaliado em função do risco – e do impacto – envolvido.
Todos queremos gastar menos, ganhar agilidade e qualidade, mas de que forma e em que medida, e com qual limite?
Será mesmo que estamos avaliando todos esses aspectos, com todo o cuidado, a atenção, a responsabilidade e a profundidade necessários?
Será que estão sendo observados os limites e os casos em que devemos ou não delegar às “máquinas” e aos “robôs” as tarefas antes desempenhadas por humanos? Será que “eles” são sempre melhores do que “nós”? Não!! Nem sempre!!
Precisamos estudar com muita calma, sem resistência, mas também sem afobação, os limites da automação, e os prós e os contras de que cada tema e assunto.
Sabemos que muitas rotinas, processos e documentos podem (e alguns até mesmo devem) ser automatizados. Especialmente os que realmente forem padronizados e repetitivos. Mas nem todos.
Chama a atenção que em alguns casos a ânsia pela automação total e pela a redução de prazos e de custos, assim como a opção “geral” pela tecnologia na advocacia corporativa seja quase absoluta. Pode ser um risco alto e grande demais!!
Como nos ensina o “ditado” não existe almoço grátis, e a redução de prazos e de custos (inclusive via automação) também envolve riscos – que podem ser importantes.
Documentos societários, como quaisquer outros, podem ser bastante padronizados e simples, mas podem também ser extremamente sensíveis, complexos, importantes, “difíceis”, e “delicados”, precisando de extrema atenção e cuidado.
Consideremos por exemplo estatutos sociais (assim como contratos sociais), atas de reuniões de conselho, de sócios, ou de diretoria, bem como alterações, assembleias etc.: Se há um certo padrão possível na forma, certamente não há, E NÃO DEVE HAVER, no conteúdo.
Advogados societários experimentados sabem, por exemplo, que até mesmo o detalhe da elaboração da pauta, e a redação da ata (de assembleias ou reuniões, por exemplo), bem como a ordem dos termos e as palavras utilizadas, fazem toda a diferença. Muitas vezes não são meros detalhes não!!
Todo começo de ano, por exemplo, envolve a realização das assembleias e reuniões (de acionistas ou de sócios), conforme o caso, e de seus respectivos conjuntos de documentos societários, no que se refere a grande parte das empresas brasileiras.
Será mesmo que todos os empresários e seus departamentos jurídicos estão dedicando a devida atenção à forma como esses documentos são elaborados? E a quem os elaborará?
Será mesmo que não há casos de executivos que acreditam que os documentos sejam mera formalidade, e até mesmo apenas custo? E que por vezes não percebam o que estão fazendo?
A verdade está na devida análise de cada caso, por profissionais experientes e que consigam avaliar a “sensibilidade” envolvida.
Haverá casos em que a automação pode, e deve ser utilizada, assim como há muitos em que não deve – e a pessoa que toma essa decisão precisa atuar com extremo cuidado.
Por diversas razões, documentos relativamente curtos (e geralmente não há mesmo razão para serem muito longos) podem necessitar de muito tempo e negociação para a sua elaboração, dada a sensibilidade e a importância do que neles consta.
Pode ser que em algum momento no futuro robôs, aplicativos, algoritmos, “softwares”, sistemas, plataformas, consigam analisar todos os aspectos, toda a sensibilidade, e todos os aspectos envolvidos em cada palavra, em cada parágrafo, e em cada item ou cláusula dos documentos, como os advogados mais seniores e experientes o fazem, mas ainda não vivemos esse tempo.
Os mais experientes sabem que necessitamos utilizar muito cuidado e atenção na elaboração (por exemplo) de “meras” convocações (não apenas o texto em si, mas a escolha de datas, de local, horário, pontos chaves, quem representará etc.), assim como a própria conveniência de se realizar ou não reuniões e assembleias, pensar com muita calma e estratégia. O que dizer, então, de documentos mais complexos?
Cada vez mais precisaremos analisar com calma e atenção quando, e no que, utilizar a tecnologia, para que riscos exagerados (e por vezes irresponsáveis) sejam corridos.
Se procurações e documentos que realmente sejam “sempre iguais” e totalmente padronizados, assim como contratos corriqueiros, podem e devem ser automatizados, será mesmo que você está preparado para delegar à “máquina” a elaboração de documentos complexos em operações de fusão ou de aquisição, para formalizar “joint ventures” ou acordos de acionistas? Provavelmente, ainda não!
O que pode ser uma grande ferramenta (e de fato é!!), muito mais rápida e barata do que o ser humano, aliada das empresas e da agilidade necessária ao mundo corporativo atual, pode vir a causar muita dor de cabeça (e prejuízo) se utilizada sem o devido critério. E em casos delicados.
Temos que avaliar e explicar tudo isso, inclusive aos empresários – que por vezes podem não se dar conta da sensibilidade do tema, e agir por impulso rumo a automação total.
O Direito Societário e seus documentos são exemplos importantes, dentre vários outros, da relevância e do cuidado necessários nessa análise.
Como em quase tudo na vida, tudo tem mais de um lado, tudo tem prós e contras, e tudo precisa ser avaliado de forma criteriosa. Para que o percentual de arrependimento, depois, seja reduzido.
Que bom que atualmente temos vários sistemas e plataformas que nos ajudam e poupam muito tempo e recursos, inclusive para ajudar a governança corporativa em vários casos, mas nada é absoluto nesse campo.
Todo o cuidado, e toda a atenção, será ainda pouco na exata definição da medida entre o automático e o padronizado nesse tema, certamente ainda por vários anos – de maneira que devemos reduzir o risco de nos arrependermos tarde demais.
Reflitamos com calma e verifiquemos exatamente quando, e quais documentos devem ser automatizados, lembrando do grau de risco envolvido.
Fica a sugestão: Utilizemos sim as facilidades da tecnologia, mas com muito cuidado e critério, mantendo para “os humanos” (especialmente os mais seniores, experientes e estratégicos) a definição, caso a caso (realmente caso a caso) do que deve/pode ser automatizado, por exemplo, no tocante à governança corporativa e os documentos societários na sua empresa.
Biografia do Autor
Leonardo Barém Leite é advogado em São Paulo, especializado em negócios e em advocacia corporativa, sócio sênior da área empresarial de Almeida Advogados, com foco em contratos e projetos, societário, governança corporativa, “Compliance”, fusões e aquisições (M&A), “joint ventures”, mercado de capitais, propriedade intelectual, estratégia de negócios, infraestrutura e atividades reguladas.
Formado em Direito pela Universidade de São Paulo (“São Francisco”) com especialização em direito empresarial, pós graduado em administração e em economia de empresas pela EAESP-FGV/SP, bem como em Gestão de Serviços Jurídicos pela mesma instituição. Pós-graduado em “Law & Economics” pela Escola de Direito da FGV/SP, especializado em Direito Empresarial pela Escola Paulista da Magistratura (EPM) e em Conselho de Administração pelo IBGC/SP. Mestre em “Direito Norte Americano e em Jurisprudência Comparada” pela “New York University School of Law” (NYU/EUA). É membro de diversos conselhos de instituições brasileiras e internacionais, autor de diversas obras sobre gestão jurídica estratégica e direito empresarial, professor em cursos de pós-graduação. Integra várias comissões e comitês de advocacia corporativa em São Paulo e em outros estados. É professor em cursos de especialização em Gestão Estratégica de Departamentos Jurídicos de Empresas na FIA e na FAAP, em São Paulo, e autor de livros sobre o assunto. Foi sócio do escritório Demarest e Almeida – Advogados onde atuou por mais de 20 anos, e também advogado estrangeiro no escritório Sullivan & Cromwell em NY e na Europa nos anos 1990.
