Fazer a gestão de processos não é fácil. Quem trabalha na área jurídica sabe que esse é um desafio para qualquer advogado. É o típico conhecimento que só se adquire no momento de trabalhar. As faculdades passam longe desse tema que faz toda a diferença no dia a dia profissional.
No escritório de advocacia ou no departamento jurídico de uma empresa, o volume de processos é imenso. Cada processo tem suas particularidades. Os prazos processuais são apenas uma delas. Uma escorregada no prazo, aliás, vai causar enorme dor de cabeça para você e sua equipe.
De acordo com o levantamento Justiça em Números 2018, o Poder Judiciário finalizou o ano de 2017 com mais de 80 milhões de processos em tramitação. Desses, 14,5 milhões estavam suspensos, sobrestados ou em arquivo provisório, aguardando situação jurídica futura. Estamos falando, portanto, apenas de processos que tramitam na Justiça. Há também os casos extrajudiciais resolvidos por meio de métodos autocompositivos de solução de conflitos, com destaque para a mediação e a negociação. Esses últimos são cada vez mais buscados pelas empresas.
Softwares de gestão de processos
Os softwares de gestão de processos são indicados para o advogado porque eles permitem ganho de produtividade. Imagine conferir manualmente toda manhã a situação de cada processo judicial. Sem condições, não é mesmo?!
Com as informações reunidas no ambiente digital, estando, portanto, facilmente acessíveis por meio da tecnologia de nuvem, você ganha tempo produtivo. Com o passar dos meses, você vai perceber que diminuíram suas visitas ao fórum para consulta de documentação e verificação do andamento do processo. Ou seja, o software dá o insumo necessário para que você otimize todo o processo.
Veja abaixo outras vantagens.
1) Fonte valiosa de informações
Os advogados lidam diariamente com uma infinidade de informações relativas a muitos processos. Precisam assim acessar rapidamente o resumo do caso, os detalhes das últimas audiências realizadas, o perfil do juiz que está analisando a controvérsia, além, como vimos, de fazer o controle adequado dos prazos processuais. É impossível manter tudo isso na memória.
Entre outras funcionalidades, o advogado pode sincronizar seu calendário do Google com o software de gestão de processos. A inclusão da data da audiência no software já cria um compromisso no calendário. Outro ponto importante: podem ser acionadas notificações no desktop como forma de assegurar que nenhum prazo será esquecido. Acompanhando o sistema diariamente, você pode ainda se organizar para cumprir cada etapa do processo com tranquilidade, sem correria.
2) Comunicação de qualidade
Já comentamos aqui no blog sobre a importância de o advogado que atua no departamento jurídico de empresa criar e manter relacionamento não apenas com seus pares como também com profissionais de outros departamentos. Pois é! Com um software de gestão de processos, a qualidade dessa comunicação aumenta. As diferentes equipes do negócio, por exemplo, como marketing e financeiro, podem enviar mensagens, compartilhar arquivos e recomendar leituras por meio do software. Se você trabalha em uma multinacional, pode ainda compartilhar suas experiências com seus colegas de trabalho atuantes em outros países. Por mais que a legislação seja diferente, as controvérsias jurídicas podem ser as mesmas, especialmente no campo do direito digital.
3) Facilidade de busca
Por meio do software de gestão de processos, você encontra rapidamente o processo desejado. Basta inserir o número do processo para que o programa pesquise automaticamente o banco de dados do tribunal em questão, reunindo informações como valor da causa e nome das partes e dos procuradores.
Um bom software também ajuda o advogado a preencher o endereçamento e a qualificação das partes envolvidas no processo. E tem mais: cada atualização feita por você e por seus colegas é realizada em tempo real. Isso significa que todos visualizam ao mesmo tempo as alterações.
Apenas o software não é suficiente
O advogado deve criar sua própria rotina para organização dos processos. O software facilita esse trabalho, mas não substitui o empenho do profissional no registro e acompanhamento das informações.
Algumas tarefas são óbvias como o cadastro dos clientes. Obtenha todas as informações que identificam o cliente. Certifique-se de que estejam corretas. Esse cadastro é importante porque o advogado deve saber quem é o seu cliente e como entrar em contato com ele.
Ao longo do processo, a presença do cliente é imprescindível, por exemplo, nas audiências de conciliação e de instrução e julgamento. Tão logo esses encontros sejam marcados, é dever do advogado contatar seu cliente para informá-lo sobre a necessidade de comparecer em juízo no dia e horário designados.
Outras tarefas já não são tão evidentes assim. Você sabia que as informações dos processos reunidas em um software podem transformar positivamente seu departamento jurídico ou escritório de advocacia? Com o passar dos anos, você terá uma fonte rica de informações que poderão ser usadas para elaborar a estratégia de atuação em novos processos. É como se você tivesse sua própria jurisprudência, podendo definir a probabilidade de vencer novos processos em determinadas situações e em determinadas varas e tribunais.
Saiba também em nosso blog como funcionam a negociação e a mediação no ambiente do ODR (online dispute resolution).
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