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Kanban para o departamento jurídico

Kanban: conheça esse sistema e entenda por que todo advogado deve usá-lo

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O que é Kanban?

Kanban é uma metodologia visual de trabalho, por meio da qual os colaboradores conseguem visualizar as etapas e o fluxo de tarefas. Seu objetivo é o de auxiliar o time a entregar as suas atividades da maneira mais eficiente possível, permitindo ao gestor identificar possíveis gargalos no processo e consertá-los com rapidez. 

A Inovação e a Criatividade são Primordiais no Mundo Corporativo Moderno

Kanban nasceu na década de 40 nas fábricas da montadora japonesa Toyota. O método foi criado por um de seus engenheiros, que desejava ter um controle maior sobre o fluxo de trabalho. A ideia, na época, era identificar os pontos que impactavam diretamente na eficiência da montadora e que a tornavam menos competitiva que rivais americanas. 

Com o passar dos anos, a metodologia ganhou força no mundo da tecnologia pelas mãos do americano David J. Anderson em 2004 nos Estados Unidos. Foi ele que conseguiu transformar o método, até então idealizado para ser aplicado em linhas industriais, de modo que pudesse ser aplicado em qualquer setor, independentemente do produto ou serviço desenvolvido. E o jurídico é um deles. 

O Kanban no departamento jurídico

O método Kanban é uma ferramenta de gestão que pode ajudar o departamento jurídico de uma empresa a encontrar a sua eficiência. Num momento no qual as empresas são as maiores litigantes da Justiça brasileira, é imprescindível que os jurídicos funcionem de maneira organizada, produtiva e atenta aos prazos. E este sistema é imbatível nisso.

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Um exemplo é a gestão dos contratos da empresa, que podem ser milhares. Neste caso, as colunas podem ser as seguintes: análise do objeto do contrato, envio do contrato padrão para o departamento responsável, coleta de assinaturas, arquivamento. Assim que um contrato for arquivado, o próximo pode começar a ser analisado pelo time. 

Com essa organização, o jurídico poderá ter todos os contratos da empresa analisados no detalhe e catalogados, prontos para serem consultados quando necessário. Mais importante: terá um fluxo contínuo que irá evitar que o departamento se perca entre tantos documentos. 

Como Kanban funciona

Kanban é um método que se baseia na visualização do processo pelo time em um mural dividido em colunas que representam o fluxo de trabalho. As tarefas devem ser distribuídas em cartões, classificados por tipo e de acordo com o prazo para a sua entrega. 

O método Kanban tem como base três princípios:

  • Visualizar as tarefas do dia: o colaborador consegue ter uma representação física de tudo o que ele precisa fazer durante o dia;
  • Limitar a quantidade de trabalho em andamento: o método permite que o gestor saiba no que o time está trabalhando, evitando que fique sobrecarregado; 
  • Melhorar o fluxo: assim que uma tarefa é finalizada, a próxima pode começar, o que contribui para a evolução contínua das entregas. 

A Solidão do Gestor do Departamento Jurídico das Empresas e a Importância do Conceito de Equipe

Aqui, um detalhe importante que todo gestor do departamento jurídico deve ter em mente: inclua o time na elaboração deste mural e na produção dos cartões. Afinal, são os colaboradores que muitas vezes têm uma clareza maior sobre o fluxo de produção e os problemas que podem estar afetando a eficiência do departamento.

O quadro precisa ser físico? Não necessariamente. Atualmente, existem várias plataformas digitais que oferecem soluções tecnológicas baseadas em Kanban. As ferramentas podem ser preenchidas por toda a equipe e acessadas de qualquer lugar, no computador da empresa ou no smartphone no caminho de uma reunião, por exemplo. 

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