O eSocial é um sistema do governo federal de registro digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que facilita para as empresas a gestão das informações relativas aos seus empregados. Assim como ocorre no setor privado nas mais diversas áreas, com as startups, a novidade faz parte de um movimento de utilizar a tecnologia para tornar os procedimentos mais ágeis e assertivos também no setor público. No direito, as lawtechs ou legaltechs vêm revolucionando a área com o oferecimento de serviços que tornam o dia a dia dos departamentos jurídicos e dos escritórios mais produtivo.
Com a adoção do eSocial, o trabalho de fiscalização do governo ganhará em produtividade. Os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas estão dispersos atualmente porque são usados vários sistemas ao mesmo tempo. A entrada em operação do eSocial para todas as empresas tornará o caminho único. As informações vão compor um banco de dados completo, com mais de 40 milhões de trabalhadores e de 8 milhões de empresas.
Essa simplificação é apontada pelos especialistas como o grande benefício do eSocial. Além de reunir as informações em um único sistema disponível online, o eSocial evita prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados. Os profissionais estão mais sujeitos a esses erros porque, na dinâmica atual, os órgãos que fazem parte da Administração Pública exigem das empresas uma infinidade de formulários que deve ser enviada de diferentes formas.
O avanço oferecido pelo eSocial permitirá, quando totalmente implementado, maior segurança jurídica. As empresas terão muito mais facilidade de cumprir as obrigações legais. Sem contar que diminuirão gasto e tempo dedicados a essa tarefa, que, como sabemos, está longe de ser facilmente executável.
Para o empregado, a grande vantagem é o ganho de transparência em relação às informações do seu contrato de trabalho. O próprio trabalhador terá acesso às informações inseridas no eSocial pelas empresas. Não será mais necessário recorrer ao empregador para obter qualquer tipo de documento.
eSocial contribui para a melhora do ambiente de negócios
Essa é a típica mudança com potencial de melhorar o ambiente de negócios. No último relatório Doing Business, do Banco Mundial, que mede a facilidade de fazer negócios, o Brasil apareceu na posição 109 entre 190 países.
O excesso de burocracia é um dos motivos que explicam esse desempenho ruim. Países em desenvolvimento como México, na 54ª posição, e Chile, na 56ª posição, aparecem à frente. A China está na 46ª colocação. Uma das sugestões dos organismos internacionais para facilitar o empreendedorismo é desburocratizar o ambiente corporativo com a ajuda de plataformas digitais, como é o caso do eSocial.
CAGED e GFIP: dois exemplos da dinâmica atual
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) deve ser entregue, na dinâmica atual, ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Esse documento tem como propósito controlar as admissões e demissões de empregados no regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Ou seja, o CAGED informa o número de empregados formais que existem no Brasil.
Já o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) deve ser enviado para a Receita Federal, para o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e para a Caixa Econômica Federal. Esse documento informa o governo sobre os fatores geradores de contribuições previdenciárias e os valores devidos ao INSS, além das remunerações dos trabalhadores com os valores recolhidos ao FGTS.
Ambos passarão a ser enviados pelo eSocial, conforme veremos no próximo tópico.
Todas as obrigações que passarão a ser comunicadas pelo eSocial
As 15 obrigações abaixo passarão a ser transmitidas para o governo de forma unificada por meio do eSocial.
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- LRE (Livro de Registro de Empregados);
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- CD (Comunicação de Dispensa);
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
- MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
- Folha de pagamento;
- GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
- GPS (Guia da Previdência Social).
Por que o departamento jurídico deve se atentar?
O departamento jurídico deve em primeiro lugar acompanhar o cronograma de implantação do eSocial. A utilização do sistema está sendo exigida aos poucos. Para isso, as empresas foram divididas em quatro grandes grupos.
O primeiro reúne todas que apresentaram, no ano de 2016, faturamento acima de 78 milhões de reais. O segundo, aquelas que obtiveram faturamento abaixo desse valor no mesmo ano e que não sejam optantes do Simples Nacional. Já o terceiro engloba as empresas do Simples Nacional e empregadores do tipo pessoa física, com exceção dos domésticos. Também nesse grupo estão os produtores rurais e as entidades sem fins lucrativos. No quarto grupo, aparecem os entes públicos e as organizações internacionais. Clique aqui para acompanhar as notícias mais recentes sobre o cronograma, que já foi alterado pelo governo e pode ser modificado novamente.
Não há penalidade no descumprimento desse prazo. O problema fica por conta da não utilização do eSocial. Ao não alimentar esse banco de dados, que, como vimos, está se tornando a referência de todo o sistema, o empregador vai deixar de cumprir as obrigações trabalhistas e fiscais citadas no tópico anterior.
Como resultado, ao ignorar esses compromissos, a empresa pode ser multada em caso de fiscalização. Nesse momento inicial do eSocial, a atuação do departamento jurídico deve ser consultiva, assegurando que o escritório de contabilidade ou, caso não haja, o financeiro da própria empresa esteja adotando as medidas necessárias para implantação do sistema.
Ficou com dúvida sobre o eSocial? Estamos aqui para ajudar! 😉 Leia também sobre como funciona a assinatura eletrônica e por que ela é importante.
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