A evolução digital transformou o mundo corporativo, trazendo soluções inovadoras, como a robotic process automation (RPA, ou automação de processos), para todos os setores de um negócio — do financeiro ao administrativo, passando pela logística, pela comunicação, pelo RH, entre outros. Nos departamentos jurídicos das organizações, a situação não é diferente.
A automação de processos consiste em um conjunto de aplicações capazes de fazer as tarefas que são muito repetitivas ou operacionais dentro de um determinado processo. Ou seja, ela “imita” o que um humano faria para realizar a atividade, mas de modo automatizado, em alta velocidade e ininterruptamente. Sem ter que se dedicar a tarefas burocráticas, os colaboradores têm mais tempo para focar no que realmente importa.
Como a robotic process automation funciona?
É possível automatizar ações como enviar e-mails, atualizar cadastros, coletar informações, preencher planilhas, gerar relatórios e análises, entre outros. O que importa para que a tecnologia seja eficiente é que haja um processo bem definido, com tarefas importantes, mas operacionais e em grande volume. Ou seja, atividades que a execução é puramente braçal para os funcionários, mas cujo resultado é valioso para a companhia.
Como a automação de processos pode otimizar a estratégia de acordos da sua empresa
Nos departamentos jurídicos, a RPA pode realizar:
- a leitura e coleta de informações em publicações oficiais;
- a pesquisa por atualizações de processos em Tribunais;
- a montagem de documentos;
- o envio de notificações, entre outros.
Vantagens para o setor jurídico
Confira os benefícios de aplicar a robotic process automation no departamento jurídico da sua empresa:
1. Aumento da produtividade
Como não precisam se preocupar com tarefas operacionais, os profissionais podem focar nas questões que exigem, de fato, raciocínio e atenção. Não se trata de substituí-los por robôs, mas de livrá-los do trabalho enfadonho para dar espaço à criatividade, à inovação, à construção de relacionamentos etc. O resultado são colaboradores mais motivados e produtivos.
2. Maior controle sobre os prazos
Prazos processuais são uma preocupação constante para as áreas jurídicas das empresas, uma vez que a perda de uma data pode comprometer toda uma ação. A robotic process automation calcula automaticamente os prazos e notifica os envolvidos no processo. Ninguém irá se esquecer daquela audiência, nem da data de entrega daquele recurso, por exemplo.
3. Melhor organização dos fluxos de trabalho
Todas informações importantes ficam dispostas em uma dashboard, deixando-as mais fáceis de serem acessadas e visualizadas em conjunto. Isso torna os fluxos de trabalho mais organizados.
4. Maior controle sobre dados
Departamentos jurídicos trabalham com um grande volume dados. Eventualmente, é preciso consultá-los para fazer análises, extrair estatísticas, consultar informações. A tecnologia automatiza desde a extração até o registro e armazenamento desses dados, garantindo que estejam em formato unificado. Se for preciso consultar informações sobre um processo encerrado há anos, basta buscar por meio de palavras-chave.
5. Redução de erros e riscos
Humanos erram e se esquecem, mas a RPA não. Com ela, há garantia de que os dados não serão copiados equivocadamente, nem omitidos. Os erros diminuem drasticamente.
Com menos falhas, as informações sobre um determinado processo se tornam mais precisas. Isso ajuda os gestores jurídicos a ter uma melhor visão mais acurada sobre o departamento, reduzindo os riscos de que as estratégias sejam mal elaboradas.
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6. Redução de custos
Profissionais mais motivados, melhor controle sobre prazos, fluxos de trabalho e dados e redução de erros e riscos, no fim das contas, impactam o bolso das empresas. Por isso, aplicar soluções de robotic process automation é um investimento que resulta na redução de gastos.
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