Sabe aquela pilha de processos judiciais sobre a mesa do escritório? Essa imagem é frequente nos filmes e nas novelas para retratar a vida do advogado. A boa notícia é que a cinematografia e a teledramaturgia vão ter que rever seus conceitos. As ferramentas tecnológicas estão mudando o ambiente não apenas do advogado como de todos os envolvidos com a Justiça. E estão alterando para melhor!
O advogado, de escritório ou de departamento jurídico, tem que dar conta de uma série de atividades no dia a dia. Seu trabalho não se resume a peticionar. Vai muito além disso, já que precisa dar atenção para o cliente, comparecer à audiência, acompanhar os prazos, ficar por dentro das leis e da jurisprudência… Ufa! Essa rotina pesada exige bastante do profissional. Por isso, sua preocupação deve ser ganhar tempo a fim de aumentar a produtividade.
Felizmente, as legaltechs ou lawtechs vêm facilitando sua vida. Vale a pena ler texto a respeito publicado aqui no blog. Quem também auxilia o advogado nessa busca incansável por produtividade são os aplicativos e programas. Veja abaixo seis ferramentas tecnológicas para organização do trabalho e ganho de tempo.
1) MOL – Mediação Online
O conflito faz parte da rotina do advogado. Seu trabalho é solucioná-lo da melhor forma. Os métodos alternativos de resolução de conflitos estão em crescimento em um contexto de Justiça lenta e cara. O acordo extrajudicial pode ser obtido por meio da mediação e da negociação. O acordo é a melhor forma de resolver a maioria das controvérsias, pois as partes saem plenamente satisfeitas com a solução alcançada. Afinal de contas, foram elas mesmas que, por meio do diálogo, resolveram o conflito. O cumprimento pelas partes das obrigações estipuladas no acordo é quase certo.
A MOL – Mediação Online possui expertise na realização da mediação e da negociação no ambiente online por ter sido a primeira empresa no Brasil a fazer esse trabalho. Os departamentos jurídicos das empresas utilizam as soluções ofertadas pela MOL para evitar a judicialização de novos conflitos e reduzir o estoque de processos judiciais. São financeiras e bancos, varejistas, seguradoras, instituições de ensino, franquias, operadoras de telecomunicação, construtoras, incorporadoras e imobiliárias que, com o suporte da MOL, estão priorizando a resolução consensual dos conflitos. Os escritórios de advocacia também têm interesse nesse serviço porque geralmente não possuem um profissional especializado nos métodos alternativos.
2) Evernote
O advogado lida com muitas informações ao longo do dia. Esse conteúdo costuma ser denso. Não dá para ler o texto e compreendê-lo completamente a caminho do trabalho ou do fórum. Ou ainda pode ser que o advogado queira armazenar determinado artigo para utilizá-lo como referência para a produção de uma peça. Sentenças e acórdãos também fazem a diferença na hora de defender o cliente.
O Evernote, uma das principais ferramentas tecnológicas, torna fácil guardar esse conteúdo. Basta instalar um plugin no computador ou no smartphone. E o app só salva o que interessa: os anúncios da página ficam de fora. É possível mexer no texto à vontade, fazendo anotações e sublinhando os trechos importantes. Ou ainda criar áudio e vídeo no mesmo arquivo. Nada disso ocupa espaço no PC ou no celular porque o Evernote utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem.
3) Wunderlist
Advogado que não cuida da agenda corre risco de perder prazo, o maior erro que pode ser cometido no direito. O prejuízo é certo: imagem profissional comprometida e alta possibilidade de ser obrigado a indenizar o cliente. Com o Wunderlist, o usuário organiza tarefas e projetos em forma de listas online. O programa, que está disponível para Windows e Mac, permite criar listas colaborativas com a definição de prazos para que cada tarefa seja realizada.
Em um departamento jurídico com muitos processos e formado por muitas pessoas, a distribuição de tarefas é imprescindível. Os profissionais devem visualizar com facilidade os trabalhos que estão sob sua responsabilidade. Com o Wunderlist, as mensagens trocadas entre as pessoas em cada lista de tarefas são salvas. Trata-se de uma segurança para todos os envolvidos, que podem comprovar tudo que foi combinado.
4) Slack
Assim como o Wunderlist, o Slack é fundamental em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos com equipe numerosa. Como os profissionais costumam estar divididos em dois ou três andares, não dá para ficar subindo e descendo toda hora para falar sobre as questões próprias do dia a dia.
O Slack é um chat poderoso que permite aos usuários a utilização de diversos recursos. O advogado pode, por exemplo, compartilhar facilmente a foto tirada de um processo para começar uma discussão sobre determinado aspecto do caso. A conversa não é apenas entre duas pessoas. Como no WhatsApp, é possível criar grupos com a presença de toda a equipe de trabalho, de alguns membros ou ainda, no caso do departamento jurídico, envolvendo profissionais de outras áreas da empresa. As mensagens são salvas no Slack e podem ser consultadas a qualquer momento.
Precisa fazer chamada de vídeo? Sem problemas! O Slack, uma das ferramentas tecnológicas mais completas do mercado, também tem esse recurso. Dá, portanto, para centralizar todas as ações de comunicação interna nesse app disponível para PC e para smartphone nas plataformas Android e iOS.
5) Google Drive
Como viver sem o Google Drive? Eis a questão. Se você ainda envia e-mail com arquivos anexos, lamentamos dizer que está parado no tempo. Claro que esse procedimento continua válido em algumas situações que envolvem basicamente a comunicação com o cliente. Uma coisa é certa: na elaboração ou edição de uma peça processual, o melhor a se fazer é criar um documento Word no Google Drive e compartilhar o link com o time. Ao fazer isso, você ganha muito tempo, já que cada uma das pessoas poderá acessar o documento ao mesmo tempo e fazer alterações nele sem ter que recorrer ao e-mail.
Há outra vantagem importante. Você acessa os documentos em qualquer lugar e na hora que quiser. Está no fórum prestes a entrar em uma audiência e percebe que se esqueceu de checar uma informação? Sem problemas! No Google Drive, dá para achar rapidamente qualquer coisa, sem depender de alguém no escritório para isso.
6) Themis
Não dá para ficar sem uma das ferramentas tecnológicas mais importantes para a gestão dos processos judiciais. O Themis, desenvolvido pela Aurum, é totalmente voltado para o direito e possui uma interface amigável para advogados. Entre os principais recursos estão gerenciamento de documentos, busca de processos nos tribunais e cadastramento de clientes. Ou seja, o software permite que o profissional faça a gestão da atividade jurídica do escritório ou do departamento jurídico de ponta a ponta.
Uma das atividades do Themis que mais facilitam o cotidiano é o monitoramento automático do andamento dos processos. O advogado não precisa acessar diariamente os sites dos tribunais, o que consome muito tempo. Todas essas horas semanais economizadas fazem a diferença no médio prazo.
Você tem outras ferramentas tecnológicas para indicar? Conte para a gente no espaço de comentários!
Leia também no blog sobre como o departamento jurídico moderno está usando a inovação para resolver conflitos nas empresas.
O conteúdo oferecido faz parte da Academia MOL.
Para saber mais sobre a MOL – Mediação Online, acesse www.mediacaonline.com.
