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Como criar o workflow do departamento jurídico em home office?

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Workflow (fluxo de trabalho, em português), é a maneira como uma equipe organiza o seu trabalho. A ideia é estabelecer um objetivo e identificar todas as etapas necessárias para que ele seja concretizado. E isso é algo que pode ser realizado pelo time, em conjunto, ou por um dos seus colaboradores, individualmente.

Com a pandemia do novo coronavírus, que trouxe à tona rígidas medidas de isolamento e distanciamento social, empresas de todos os portes se viram diante do desafio de colocar seus times em home office, trabalhando remotamente para executar tarefas e conquistar resultados antes produzidos dentro do escritório. A criação de um workflow, portanto, tornou-se imperativa para garantir que produtividade do time continua em alta.

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E a expectativa é a de que essa mudança causada pela pandemia se torne uma regra entre e não faltam exemplos de grandes empresas que já estudam adotar o home office como uma política permanente. O Facebook é um exemplo, assim como o Twitter e a XP Investimentos, para citar um exemplo brasileiro. 

O workflow no departamento jurídico

Isso tudo mostra que os departamentos jurídicos também terão de se adaptar aos novos tempos. Veja os benefícios do workflow:

  • Produtividade;
  • Automatização do fluxo de trabalho;
  • Mais controle sobre os processos;
  • Facilidade no monitoramento dos resultados;

Por essas razoes, o blog Academia MOL listou algumas dicas para ajudar o gestor desta área a criar um workflow que funcione perfeitamente no esquema de home office. Veja abaixo:

Divida as tarefas de acordo com os processos

Existem tarefas que o departamento jurídico conduz sozinho e existem tarefas que dependem da colaboração de outras áreas. Portanto, ao criar o workflow, não se esqueça de identificar os processos que estão atrelados à execução e organização de cada uma. 

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Identifique os recursos do departamento jurídico 

Quantos profissionais estão disponíveis? Quanto tempo se tem em mãos para a execução de cada tarefa? Quais demandas têm os prazos judiciais mais apertados e precisam, portanto, ser a prioridade? Quais softwares de gestão e comunicação podem ser usados? Responder essas perguntas é essencial para entender as oportunidades e as limitações existentes no workflow durante o home office. 

Escolha uma metodologia de execução

Scrum, OKR, Kanban. Hoje, não faltam metodologias de gestão que podem ajudar o gestor do departamento jurídico a organizar o dia a dia da equipe. Ao criar um workflow, é fundamental que um tipo de ferramenta seja escolhida. Aqui, vale examinar as características de cada uma delas para encontrar a que melhor encaixa nas suas demandas e no dia a dia do home office. 

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Olhos abertos para os resultados

Assim que o workflow estiver implementado, o gestor deve manter os olhos abertos para o funcionamento do fluxo de trabalho e para os resultados que vêm sendo obtidos. Assim, ao identificar possíveis gargalos no dia a dia, é mais fácil e rápido resolvê-los, melhorando os processos continuamente e garantindo que o trabalho remoto não afete a produtividade. 

Aposte nas ferramentas de comunicação

Estar em contato com o time no home office é imprescindível, pelo menos até que todos estejam mais acostumados ao trabalho remoto. Por isso, não deixe de escolher uma boa ferramenta (Zoom, Skype ou mesmo o Microsoft Teams) para realizar reuniões com todos os colaboradores e verificar como todos estão se sentindo em relação aos objetivos, tarefas e os momentos em casa, é claro. 

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